Menu - Financieel - Activa-register - Activa-register invoeren |
Gebruikersrechten voor activa-register
- Activa akkorderen en doorboeken
Menu - Beheer - Gebruikersbeheer - Gebruikersbeheer - dubbelklik op gebruiker - [Menurechten] - [Opties] - Activa-register invoeren
Een gebruiker kan zelf activa doorboeken als in [ Gebruikersbeheer - Menurechten - Opties - Activa-register invoeren] de rechten om activa te controleren en te akkorderen aan staan voor de gebruiker.
Alleen gebruikers met deze rechten kunnen een activum op akkoord zetten en de activa afschrijvingen doorboeken naar de financiële administratie.
Werken met het activa-register
Schermbeschrijving Activa
- Voer een zoekterm in [F4]
U kunt hier zoeken in alle kolommen die u op het
scherm ziet.
Type uw zoekterm
in en toets [Enter].
Alleen de regels waarin uw zoekterm voorkomt worden nu getoond.
Om alle regels te tonen maakt u het invoervak leeg
en toetst u [Enter].
- Overzicht van activa
Hier wordt een overzicht van de activa in uw administratie getoond.
Klik op de kolomkoppen om de volgorde van het overzicht op de gekozen kolom te zetten. Standaard staat het overzicht op volgorde van Aanschafdatum.
De kleuren van de velden en/of de regel geven de status van het activum aan. Zie voor de betekenis van de kleuren de legenda onderin het scherm.
- Nummer, Zoeksleutel, Omschrijving en Aanschaf waarde
Dit zijn de waardes die bij het invoeren van het activum zijn vastgelegd. U kunt ze gebruiken om snel het gewenste activum te identificeren.
- Aanschaf en Afschr t/m
De datum van aanschaf is vastgelegd bij het invoeren van het activum. De datum van de laatste afschrijving wordt bepaald door het aantal loopjaren en de gekozen afschrijvingstermijn.
- Akkoord
Alleen voor gebruikers met het recht om activa te akkorderen
Een activum kan op "Akkoord: Nee" worden gezet bij het invoeren van het activum. Hiermee wordt voorkomen dat er direct activaboekingen naar de financiële administratie worden doorgeboekt voor dit activum.
- Bij een nieuw handmatig ingevoerd activum staat deze optie standaard aangevinkt.
- Bij een nieuw automatisch ingevoerd activum (vanuit een boekingsregel) staat
deze optie uitgevinkt.
- Vink deze optie aan om activumboekingen bij het activum te genereren. De
boekingen zijn zichtbaar in het scherm Activumboekingen. Als
er Activumboekingen aanwezig zijn, dan kunnen deze worden doorgeboekt.
- Vink deze optie uit om het activum niet door te boeken. Er worden geen regels getoond op het tabblad Activumboekingen. Als het activum nog gecontroleerd of aangevuld moet worden, dan kunt u de optie uitgevinkt laten staan.
- Gecontroleerd
De kolom Gecontroleerd geeft in tekst [ja/nee] en kleur [groen/rood] aan of de accountant het activum wel/niet gecontroleerd heeft. Standaard staat
dit veld op [Gecontroleerd: Nee].
Gebruikers met "accountant/controller" rechten kunnen een activum op [Gecontroleerd: Ja] zetten
- Nivo
Met behulp van de nivocode is het mogelijk om (sub)totalen in de
overzichten van activa aan te brengen. Elke regel met een code nivotelling
hoger dan nul is een nivorekening, hetgeen met zich meebrengt dat
de regel niet gebruikt kan worden voor de registratie van een activum.
De bedragen die op overzichten bij de nivorekeningen afgedrukt worden,
zijn afkomstig van activa met een lager nummer en een lagere nivocode.
Ze zijn opgebouwd uit de totalen van de activa met nivocode 0 en
worden getotaliseerd weergegeven bij activa met een nivocode hoger
dan nul (1 t/m 9).
Knoppen
-
[Nieuw]
Druk op [Nieuw] of toets [Ctrl+N] om een nieuw activum in te voeren. Er verschijnt
een venster waarin u alle gegevens van een activum kunt vastleggen.
-
[Aanpassen]
Druk op [Aanpassen] of toets [Alt+A] om een bestaand activum te
raadplegen of te bewerken. Er verschijnt een venster waarin
u alle gegevens van het activum kunt raadplegen en bewerken.
- [Verdeling]
Deze knop is uitgeschakeld als het
activum een nivo instelling heeft.
Druk op [Verdeling] of toets [Ctrl+V] om de verdeling van
het aanschafbedrag te raadplegen of wijzigen. De
afschrijfmethode van het activum bepaalt of het
aanschafbedrag verdeeld wordt in percentages of
bedragen over de looptijd van het activum.
- [Verwijderen]
Druk op [Verwijderen] of toets [Ctrl+D] om het geselecteerde
activum te verwijderen. Dat kan alleen met activa waarvan
nog geen regels zijn doorgeboekt naar de financiële
administratie of activa die volledig zijn afgeschreven.
- [Dossier]
Met het digitaal dossier kunnen aan een activum een of meer documenten worden toegevoegd. De documenten (denk aan digitale afbeelding, bonnetje van aanschaf, garantiebewijs) kunnen altijd worden opgeroepen en getoond of afgedrukt worden.
- [Toon afschrijvingen]
Druk op [Toon afschrijvingen] of toets [Ctrl+B] om de volledige afschrijvingsstaat
van het activum te tonen. Zichtbaar is welke
afschrijvingsregels zijn
doorgeboekt naar de financiële administratie en in
welk jaar, periode, dagboek en regel dat gebeurt is.
- [Toon aanschafboeking]
Druk op [Toon aanschafboeking] of toets [Ctrl+T] om direct het Boekingsprogramma te starten met de aanschafboeking van dit activum.
- [Doorboeken]
Druk op [Doorboeken] of toets [F9] om
afschrijvingsregels van het activum door te boeken naar de
financiële administratie. Van de afschrijvingsregels worden journaalposten
aangemaakt, die in het grootboek automatisch worden bijgewerkt.
- [Sluiten]
Druk op [Sluiten] of toets [Esc] om het Activa-register af
te sluiten. U keert terug naar het Dashboard.
- Legenda / Status van de regels
Raadpleeg de legenda onderin het scherm voor de verklaring van de kleuren in de regels op het scherm.
Wat zijn activa?
- Elke onderneming beschikt over activa, waartoe o.a.
auto's, inventaris en gebouwen gerekend mogen worden.
- In het Activa-register van uw administratie
kunt u de activa invoeren, zodat KING Finance de termijnboekingen kan aanmaken en automatisch in de financiële administratie kan boeken.
Voordat u begint met het invoeren van activa
- Basisgegevens
De basisinstellingen
activa dient u in te voeren en vast te leggen, voordat u
activa kunt invoeren.
- Toelichting datum ingebruikname activa-register
Van ieder ingevoerd activum wordt een volledige
afschrijvingsstaat
gemaakt, zodat u altijd kunt zien wat de boekwaarde op een bepaald moment is.
Als de aanschaf van een activum ligt voor de "datum
ingebruikname activa-register", dan kunnen de afschrijvingsregels van voor
de "datum ingebruikname activa-register" niet meer worden doorgeboekt. De
journaalposten hiervan moeten al in het grootboek (van uw oude pakket of van
iMUIS) zijn verwerkt.
Alleen de afschrijvingsregels van na het in gebruik
nemen van het activa-register kunnen worden
doorgeboekt naar de
financiële administratie.
- Koppeling met grootboekrekening
In de tabel Grootboek kunt u kenmerken instellen voor de
grootboekrekening ten behoeve van het Activa-register,
bijvoorbeeld of het een aanschafrekening betreft. Indien ja,
dan kunt u ook de balans-, winst- en verliesrekening opgeven
voor afschrijvingsboekingen. Ook de afschrijvingsmethode,
activa termijn en looptijd kunnen bij de grootboekrekening
worden vastgelegd.
- Voorbeeld van gebruik
U heeft een computer aangeschaft en de grootboekrekening 200 "aanschaf computer" ingesteld als aanschafrekening ten behoeve van het Activa-register in de tabel Grootboek.
Bij het boeken van de inkoopfactuur via Boekingsprogramma (inkoopdagboek),
heeft u de mogelijkheid direct het programma Activa-register invoeren op te starten en het activum
(computer) vast te leggen.
In het programma Activa-register invoeren worden de
gekoppelde gegevens uit de tabel Grootboek overgenomen,
zoals de aanschafrekening, balans-, winst- en
verliesrekening ten behoeve van de afschrijvingsboekingen, de afschrijvingsmethode, activa termijn en
looptijd van het activum.
Let op: De overgenomen gegevens kunnen
nog aangepast worden tijdens het invoeren in het programma Activa-register invoeren.
|
|